Angebot oder Rechnung: Wo liegt der Unterschied?

Ein Angebot ist eine Offerte. Es beschreibt die Leistung, legt einen Preis fest und nennt dessen Gültigkeitsdauer. Solange der Kunde nicht unterschrieben hat, ist nichts geschuldet.

Eine Rechnung ist eine Forderung. Sie hält bereits erbrachte Leistungen fest und löst die Zahlungspflicht aus. Sie ist zugleich die Grundlage Ihrer Buchhaltung – deshalb muss ihre Nummerierung fortlaufend und lückenlos sein.

Daraus folgt eine einfache Regel: Stellen Sie nie eine Rechnung für nicht vereinbarte Leistungen, und behandeln Sie ein unterschriebenes Angebot nie wie eine Rechnung. Das unterschriebene Angebot belegt die Vereinbarung, die Rechnung die Forderung.

In der Praxis wird aus einem sauber erstellten Angebot ohne erneute Eingabe eine Rechnung: gleiche Positionen, gleiche Beträge, gleicher Kunde – nur Dokumentart und Nummer ändern sich.